EXCEL è probabilmente il miglior foglio di calcolo in circolazione, ed è uno strumento estremamente flessibile. Ma non va bene per tutto. Se c’è un modo SBAGLIATO di utilizzarlo è usarlo come se fosse un CRM!!!

Ti chiederai il perché ed i motivi sono almeno 5

1) Le tabelle sono statiche

Si inizia col creare un file per tracciare e condividere i contatti aziendali, le informazioni base, si crea un unico documento nella rete aziendale accessibile a tutti.

Dopo un po’ di tempo però ci si trova con tabelle da quaranta colonne per diecimila righe, che bloccano il PC per delle ore ad ogni tentativo di apertura.

Inoltre, proliferano le copie dei file sui vari terminali, cartelle di rete, etc, perdendo così il senso delle versioni e revisioni (quale è l’ultima copia modificata e da utilizzare?).

Il CRM, invece, permette la gestione centralizzata e funzionale delle varie informazioni, come il nostro software ORGANIZZO

Tutte le informazioni possono essere continuamente alimentate da ciascun utente e sono immagazzinate con regole e criteri precisi, e quindi facilmente reperibili e consultabili.

2) Excel non permette la corretta gestione dei contatti

Un CRM in Excel è poco più di un elenco telefonico aziendale. E creare un CRM in Excel, con la sua fisiologica proliferazione di righe e colonne, disincentiva l’inserimento dei dati, oltre a rendere lentissimo il foglio di calcolo al proliferare delle informazioni.

Un CRM vero e proprio, invece, è pensato per gestire in modo efficiente e dinamico tutte queste cose.

3) I dati non sono protetti

L’esempio più palese è che un file può essere cancellato per sbaglio, può essere sovrascritto e reso inutilizzabile. Oppure, ancora più grave, i dati accumulati potrebbero essere facilmente passati alla concorrenza e/o “rubati” da ex dipendenti, per esempio.

Un CRM permette invece di custodire i dati in totale sicurezza, con backup automatici e limitazioni delle possibilità di errore, ed inibendo ai dipendenti (o ad alcuni di loro) la possibilità di esportare i dati. Inoltre un CRM consente di discriminare l’accesso alle informazioni: un commerciale vedrà solo le aziende della sua zona, un tecnico non vedrà le fatture, mentre un amministrativo non vedrà gli interventi tecnici, e così via.

Vai pagina ORGANIZZO per conoscere meglio il nostro software CRM

4) Tempo sprecato

Creare un CRM con Excel impone all’azienda uno spreco di tempo per il recupero e la condivisione delle informazioni, senza contare il fatto che il file difficilmente sarà accessibile a chi è fuori dall’ufficio.

Un CRM permette di trovare qualsiasi informazione in pochi secondi, anche da cellulare o tablet. Permette di consultare istantaneamente le offerte o fatture pregresse, il fatturato, le ultime conversazioni o mail scambiate con il cliente.

Excel, in queste cose, arranca, fa perdere tempo e crea problemi che non hanno soluzione!!!

5) Excel permette di registrare un contatto, non una serie di informazioni relazionate

Poniamo che qualcuno ti chieda informazioni su un tuo prodotto. Come gestisci questa fase? Di solito, senza un CRM, ti limiteresti a rispondere alla domanda, magari mandando qualche brochure o catalogo via mail, poi più nulla, con il potenziale cliente “abbandonato” a se stesso.

Un CRM invece permette di tracciare tutte le relazioni con il potenziale cliente (mail, telefonate, appuntamenti, offerte), con promemoria automatici che ricordino a noi di sentirlo o che chiedano a lui a che punto è con la decisione.

Tutte queste funzioni le trovi in ORGANIZZO